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銀川能源學院公文處理實施細則
日期：2017-6-05
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第一章? 總則
第一條? 為推進學校公文處理工作科學化、制度化、規范化，進一步提高公文處理工作質量和效率，根據《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》，結合學校實際，制定本細則。第二條 ?本規定適用于學校董事會、學校黨委、各黨總支（直屬黨支部），各學院、各單位、機關各部門的公文處理工作。
第三條? 公文處理是學校黨政實施領導、履行職務、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是學校傳達和貫徹黨和國家的方針政策，公布規章制度，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。以學校名義印發的公文包括以學校董事會、黨委、學校行政名義印發的公文。 公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列工作。學校公文處理工作應當堅持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。
第四條? 學校黨委辦公室、校長辦公室及各單位辦公室應設立秘書或配備專職人員負責公文處理工作。學校黨委辦公室、校長辦公室主管校級各類公文處理工作，并對各單位公文處理工作進行業務指導和督促檢查。各單位應當高度重視公文處理工作，加強組織領導，建立健全本單位公文管理制度。
第二章? 公文種類
第五條? 學校常用公文種類主要有：?? (一)決定。適用于對學校重要事項或重大活動做出安排。
?? (二)決議。適用于經會議討論通過并要求貫徹執行的事項。
(三)規定。適用于對特定范圍的工作和事務制定具有約束力的行為規范。
(四)辦法。適用于對某項工作或活動做出具體安排。
(五)公告。適用于向校內外宣布重要事項或法定事項。
(六)通告。適用于在學校一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。
(七)通知。適用于學校發布規章，傳達上級機關的指示，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下屬部門的公文，傳達要求下屬部門辦理和有關單位需要周知或共同執行的事項，任免和聘用干部。
(八)通報。適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神，交流重要情況。
(九)報告。適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關的詢問。
(十)請示。適用于向上級機關請求指示、批準。
(十一)批復。適用于答復下屬部門請示事項。
(十二)意見。適用于對重要問題提出見解或處理辦法。
(十三)函。適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題。
(十四)會議紀要。適用于記載和傳達會議情況和議定事項。
(十五)簡報。適用于反映學校當前發生的重大事項，重要政策，工作進展各方面基本情況。
第三章? 公文格式
第六條 ?公文一般由秘密等級、保密期限、緩急程度、發文機關標志、發文字號、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。? （一）密級和保密期限。涉密公文應當根據涉密程度在首頁文件名稱的右上角標明"絕密"、"機密"、"秘密"和"保密"字樣，公文應當標注保密期限。
? （二）緊急程度。緊急公文應當根據緊急程度在首頁文件名稱的右上角標明"特急"、"急件"。學校辦公室對緊急公文應提出辦理時限。
? （三）發文單位標識。發文單位標識應當使用單位全稱或規范化簡稱。聯合行文，應將主辦單位排列在前。
?? 1.以學校名義印發的上行文與下行文使用"單位名稱+文件"的紅色公文首頁。除此以外，機關各部門不得使用加"文件"二字的紅色公文首頁。以各學院名義印發的上行文與下行文可使用印有單位全稱的紅色公文首頁。
?? 2.以學校黨委、學校行政印發的平行文，分別使用"中共銀川能源學院委員會"、"銀川能源學院"的信函式紅色公文首頁。校內各單位均可使用印有單位全稱的信函式紅色公文首頁。
? （四）發文字號包括發文單位代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦單位發文字號。
?? 1.以學校董事會名義印發的公文，由學校董事會辦公室負責統一編號管理。發文單位代字：上行文為"銀能董"，平行文為"銀能董函"，下行文為"銀能董"或"銀能董X"（X為承辦單位代字）
?? 2.以學校黨委名義印發的公文，由辦公室負責統一編號管理。發文單位代字：上行文為"銀能黨"，平行文為"銀能黨函"，下行文為"銀能黨"或"銀能黨X"（X為承辦單位代字）
?? 3.以學校行政名義印發的公文，由辦公室負責統一編號管理。發文單位代字：上行文為"銀能"，平行文為"銀能函"，下行文為"銀能XX"（XX為承辦單位代字）。
?? 4.以校內各單位名義印發的公文，發文代字為本單位名稱簡寫，原則上不多于四個字，不使用"銀能"二字。
?。ㄎ澹祟}。公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般由發文單位、事由和文種3個部分組成。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
（六）主送機關。主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。向上級機關及平行單位發文，一般只寫一個主送機關。如果需要同時與幾個上級機關和平行單位發文，可用抄送的形式，不得多頭主送和隨便抄送。根據文件內容，主送單位一般寫在正文前面，抄送單位寫在文件末尾。
?。ㄆ撸└郊f明。公文如有附件，應在正文之后成文日期之前，注明附件序號和名稱。
（八）成文日期。成文日期以負責人簽發日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準，會議通過的事項以通過日期為準。
?。ň牛┯≌?。公文除會議紀要和印制的有特定版頭的普發性文件外，公文應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章;聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。印章一般蓋在成文日期處，上不壓正文，下要騎年蓋月。
?? （十）附注。需要說明的其他事項，應當加括號標注。請示等上行文、需要受理單位答復的平行文，以及需要接受咨詢、回復的下行文應當將聯系人、聯系方式作為附注。
?? （十一）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。附件的順序號及其標題應當與附件說明的表述一致。如附件和正文不能一起裝訂，應當在附件左上角編排公文的發文字號并在其后標注"附件"二字及附件順序號。
（十二）抄送機關。抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。
?。ㄊ┯“l機關和印發日期。公文應當在抄送欄下標明印發機關名稱和印發日期。會議通過的文件，應在標題之下、正文之前注明會議名稱和通過日期;翻印、轉發的文件，應注明翻印、轉發的日期和部門。
?? （十四）頁碼。公文頁數順序號。
第七條? 公文的版式按照《黨政機關公文格式》（GB/9704-2012）國家標準執行。
第八條? 公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據實際需要確定。
第四章? 行文規則
第九條? 行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和操作性。嚴格控制公文數量，凡屬以下情況的，不再制發公文：國家法律法規和黨內法規已做出明確規定的；現行公文仍然適用的；就某項工作已做出安排部署、有關部門已明確任務的；對工作表態、沒有實質性內容、可發可不發的；某項工作的政策已經明確，執行過程中出現了新情況、新問題但沒有新的措施或者辦法，只作一般性號召或者重申已有規定、要求的；使用電話、傳真、郵件等其他手段可辦理的。第十條? 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。黨務和政務工作應當分別行文。一般不得越級行文，特殊情況確需越級行文的，應當同時抄送被越過單位。
第十一條? 根據發文單位與收文單位之間的行文關系，學校公文分為上行文、下行文和平行文。行文應當遵照以下規定：
（一）上行文。向上級單位的行文，一般用請示、報告、意見等文種。
1.原則上主送一個上級單位，根據需要同時抄送相關上級單位和同級單位，不抄送下級單位。
2.機關各部門向上級主管單位請示、報告重大事項，應當經校黨委、行政部門同意或者授權。
3.下級單位的請示事項，如需以本單位名義向上級單位請示，應當提出傾向性意見后上報，不得原文轉報上級單位。
4.請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。請示事項涉及其他單位業務范圍時，應當經過協商并取得一致意見后上報；經過協商未能取得一致意見時，應當在請示中寫明。
（二）下行文。對下級單位的行文，一般用通知、通報、意見、決定、批復等文種。
1.主送受理單位，根據需要抄送相關單位。
2.機關各部門在其職權范圍內就一些具體業務工作可以向校內其他單位行文。
3.涉及多個單位職權范圍內的事務，單位之間未協商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級單位應當責令其糾正或者撤銷。
（三）平行文。同級或者不相隸屬的單位之間行文，一般用函、意見、通知等文種。
（四）同級單位之間在必要時可以聯合行文。
第十二條? 除黨委辦公室、校長辦公室外，各單位一律不得對外行文。
第五章? 公文擬制
第十三條? 學校公文擬制包括公文的起草、審核、簽發、印制等程序。第十四條? 公文起草應當遵循以下原則：
（一）符合國家法律法規和黨的路線方針政策，完整準確體現發文單位的意圖，并同現行有關公文相銜接；
（二）一切從實際出發，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行；
（三）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉；文種正確，格式規范。
（四）深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見；
（五）公文涉及其他單位職權范圍內的事項，主辦單位應當主動與有關單位協商，取得一致意見；
（六）單位負責人應當主持、指導重要公文起草工作。
第十五條?嚴格實行公文分級分工審核制度。校黨委或行政公文，在送校領導簽發前，由黨委辦公室或校長辦公室進行審核；各單位公文，由本單位負責人審核。審核的重點是：
（一）行文理由是否充分，行文依據是否準確。
（二）內容是否符合國家法律法規和黨的路線方針政策及上級單位的指示精神，是否完整準確體現發文單位意圖，是否同現行有關公文相銜接，所提政策措施和辦法是否切實可行。
（三）涉及有關單位職權范圍內的事項是否經過充分協商并達成一致意見，應當會簽的公文是否已經會簽。
（四）文種是否正確，格式是否規范；人名、地名、時間、數字、段落順序、引文是否準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規范；涉密文件、內部文件的密級、印發傳達范圍是否準確。
（五）其他內容是否符合公文起草的有關要求。
第十六條? 經審核不宜發文的公文文稿，應當退回起草單位并說明理由；符合發文條件但內容需作進一步研究和修改的，則應與起草單位協商并修改。
第十七條? 公文草擬單位應注意以下事項：
（一）各單位報請審批的公文，必須在對應的發文稿紙或公文呈批表上由本單位負責人簽署意見（加蓋公章），并請相關單位會簽后，連同規范版式的公文正文、附件，統一送辦公室流轉與呈報校領導，不宜直接送校領導個人。
（二）有明確主管單位的事項，需先送主管單位會簽意見，再報校領導。有明確副職校領導分管的事項，如需報送主要校領導，應先送分管校領導簽署意見。
（三）凡經校長辦公會討論通過的重大事項，經分管校領導審核會簽后，由校長或執行校長簽發；凡經黨委會討論通過的重大事項，經分管校領導審核后，由黨委書記簽發。校辦會議紀要由校長或執行校長簽發，黨委會議紀要由黨委書記簽發。
（四）以銀川能源學院或中共銀川能源學院委員會名義印發的上行文中，請示、報告重大事項的，經分管校領導審核會簽后，分別由校長或執行校長、黨委書簽發。
（五）以銀川能源學院或中共銀川能源學院委員會名義印發的平行文、下行文，經分管校領導審核會簽后，分別由校長或執行校長、黨委書簽發。
（六）擬制緊急公文時，應體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。"特急"件應提前一個工作日，"加急"件應提前二個工作日送達辦公室。
（七）公文中的人名、地點、數字、引文必須準確。引用已發布公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中方含義。引用日期應當寫明具體的年、月、日。
（八）公文中使用非簡稱時，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。
（九）結構層次序數，第一層為"一"，第二層為"（一）"，第三層為"1."，第四層為"（1）"。
（十）公文中的數字，除部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。
第十八條? 部門文件，經單位負責人核稿后，由分管校領導簽發。
第十九條? 簽發后的公文在印發前須經擬文單位復核。經復核需對公文進行實質性修改的，應當按程序復審。擬文單位應當對復核后的公文進行核對，確認無誤后送印。擬文單位不得擅自修改復核后的公文，如有疑義及時報校辦公室復審。
第二十條? 公文印制必須確保質量和時效并厲行勤儉節約。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發。
第六章? 公文辦理
第二十一條? 公文辦理包括收文辦理、發文辦理和整理歸檔。第二十二條? 收文辦理主要程序是：
（一）簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。呈報校領導的公文由辦公室指定專人負責統一簽收管理。
（二）登記。對公文進行合理分類，并作登記。對公文的主要信息和流轉、辦理情況應有詳細記錄。
（三）初審。登記后，擬以學校名義印發的公文，提交辦公室負責人進行初審。呈報學校的請示或報告由辦公室送校領導閱批。
經初審不符合規定的公文，由辦公室負責人提出意見后，及時退回來文單位并說明理由。
（四）承辦。閱知性公文應當根據公文內容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應當提出擬辦意見報本機關負責人批示或者轉有關部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的應當在規定時限內辦理完畢。
（五）傳閱。根據領導批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。
（六）催辦。辦公室要及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文或者重要公文應當由專人負責催辦。????????
（七）答復。公文的辦理結果應當及時答復來文單位，并根據需要告知相關單位。
第二十三條 ?發文辦理主要程序是：
（一）復核。已經發文單位負責人簽批的公文，印發前應當對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核；需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。
（二）編號。對復核后的公文，應當確定發文字號、分送范圍和印制份數并詳細記載，要避免重號、漏排等現象。
（三）印制。公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。原則上不印制普發性紙制公文。
（四）核發。公文印制完畢，應當對公文的文字、格式和印刷質量進行檢查后分發。
（五）電子公文發布。根據工作需要與公文屬性，學校公文印發后由辦公室在OA辦公系統中發布。校內各單位擬制公文由本單位負責人審定后在學校OA辦公系統中發布。
第二十四條 ?需要歸檔的公文及有關材料，應當根據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》及《銀川能源學院檔案管理規定》，及時將紙質文檔、電子公文數據收集齊全、整理歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。
第二十五條? 歸檔范圍內的公文根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文齊全、完整，能正確反映單位的主要工作情況，便于保管和使用。
第二十六條 ?聯合辦理的公文，原件由主辦單位整理（立卷）、歸檔，其他單位保存復制或其他形式的公文副本。
第二十七條? 本單位負責人兼任其他職務的，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職單位整理（立卷）、歸檔。
第二十八條? 歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，主辦單位應以自然年為單位，定期向學校檔案室移交。
第二十九條? 以學校名義印發的公文，由辦公室統一整理（立卷）、歸檔，應包括發文稿紙、公文全文（含正文、附件）花臉稿、紙質印發公文2份。
第七章? 附? 則
第三十條? 本細則由辦公室負責解釋。第三十一條? 本細則自發布之日起施行。
