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銀川能源學院學生檔案管理辦法
日期：2020-9-24
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第一章 總則
?? 第一條 學生檔案是指學生從高考錄取入校到畢業(yè)期間所形成的各種文件材料，是學生在校學習、生活、成長的真實記錄。學生檔案管理旨在對學生在校期間所形成的各種材料進行整理、歸檔，提供學生檔案的查證、借閱服務(wù)及畢業(yè)學生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等服務(wù)。
?? 第二條 為適應(yīng)學校學生檔案管理工作的需要，實現(xiàn)學生檔案管理動態(tài)化、標準化、規(guī)范化、科學化，確保學生檔案材料的真實、齊全、完整和安全，充分發(fā)揮學生檔案在學生管理工作中的作用，為用人單位提供可靠依據(jù)。根據(jù)《普通高等學校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部令第27號）以及國家有關(guān)學生管理工作的政策規(guī)定，結(jié)合學校實際修訂本辦法。
?? 第三條 按照檔案集中統(tǒng)一管理的原則，學校的學生檔案由學生處集中保管，各院系及相關(guān)部門（學生處、教務(wù)處、招就處、組宣部、團委）指定專人負責學生檔案材料的登記、收集、整理和報送工作。學生處負責收集、匯總、分類、整理、歸檔，管理學生在校期間政治、思想、學習、考試、考核、獎懲等方面材料，以保證檔案材料的系統(tǒng)、完整。
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第二章 學生檔案材料歸檔內(nèi)容及接收辦法
?? 第四條 本辦法所稱學生檔案，是指普通全日制本專科學生檔案。學生檔案分入學前檔案和在學校期間充實的檔案。
?? 入學前檔案是學生入校前中學階段的檔案材料，包括：高中畢業(yè)生登記表、高中綜合素質(zhì)評價表、高考報名登記表及體檢表（包括電子檔案打印件），入團、入黨材料、獎勵材料和處分材料等。
?? 在學校期間充實的材料包括：
?? （一）學生入學材料：入學通知書（正本）、入學登記表；
?? （二）學生在校學習材料：歷年學生年度鑒定表、黨團材料、學生成績總表；
?? （三）畢業(yè)材料：《高等學校畢業(yè)生登記表》、《全國普通高等學校本專科畢業(yè)生就業(yè)通知書》（存根）；
?? （四）獎勵證明材料：學生獲得校級及其以上的獎勵審批材料（包括三好學生、優(yōu)秀學生干部、優(yōu)秀黨團員、各類獎學金等）；
?? （五）違紀處分材料：學生觸犯國家法律、違反學校管理規(guī)定受到紀律處分的處理決定；
?? （六）組織發(fā)展材料：學生加入中國共產(chǎn)黨、共青團的組織審批材料；
?? （七）學籍異動材料：學生保留學籍、休學、復(fù)學、退學、轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)專業(yè)、留降級、出國等原因引起的學籍變動的相關(guān)證明材料；
?? （八）其它供組織人事部門參考的應(yīng)當歸檔的材料。
?? 第五條 所有歸檔材料，均要求由相關(guān)部門負責人按照"以班為單位，以學號為順序"的移交方式（以下簡稱：移交方式），按時移交學生處（否則不予受理），并辦理相關(guān)移交登記手續(xù)。
?? 第六條 新生檔案的建檔內(nèi)容及接收辦法
?? （一）新生入學注冊取得學籍后，由各院系輔導(dǎo)員督促學生提
取各自的高考/高中檔案，并對其進行審核，然后根據(jù)班級、學號進行整理、編號，裝入學校統(tǒng)一印制的檔案袋（新生檔案袋、學生入學登記表于每年9月中旬統(tǒng)一領(lǐng)取）。
?? （二）新生入學后檔案未到和檔案材料不全的，由輔導(dǎo)員負責督促、催交，限其在2個月內(nèi)把所缺材料送達學生處學籍管理科歸檔。本人黨、團材料入學時未帶者，由本人負責向原學校索要，一學期內(nèi)歸檔。
?? （三）新生建檔時，輔導(dǎo)員應(yīng)當將其入學通知書（正本）和入學登記表一并裝入檔案袋，并按檔案袋封面上的要求填寫學生檔案材料信息。新生建檔工作完成后，于每年10月底前按移交方式將全部檔案移交學生處學籍管理科。
?? 第七條 學生在校期間歸檔內(nèi)容及接收辦法
?? （一）學生年度鑒定表由各班輔導(dǎo)員于每年9月中旬開始領(lǐng)取，于每年11月底完成整理，并收齊按移交方式移交學生處學籍管理科歸檔。
?? （二）學生的學籍異動材料由學生處學籍管理科審定后歸檔。
?? （三）三好學生、優(yōu)秀學生干部、優(yōu)秀黨團員、各類獎學金登記表及學生觸犯國家法律、違反學校管理規(guī)定受到紀律處分的處理決定由學生處學生管理科整理后按移交方式及時移交學生處學籍管理科歸檔。
?? （四）學生在校期間的成績總表由教務(wù)處負責審定并加蓋公章后，于每年5月底前按移交方式移交學生處學籍管理科歸檔。
?? （五）學生在校期間的入黨、入團材料由組織部門審定后按移交方式移交學生處學籍管理科歸檔。
?? （六）其它經(jīng)學校審定認為有必要歸檔的材料由相關(guān)部門負責整理后，按移交方式及時移交學生處學籍管理科歸檔。
?? 第八條 畢業(yè)生檔案歸檔內(nèi)容及接收辦法
?? （一）《高等學校畢業(yè)生登記表》由各班輔導(dǎo)員于每年3月中旬開始領(lǐng)取（與畢業(yè)生最后一年的年度鑒定同步進行），于每年5月底前完成整理，并收齊按移交方式移交學生處學籍管理科歸檔。
?? （二）《全國普通高等學校本專科畢業(yè)生就業(yè)通知書》由招生就業(yè)指導(dǎo)中心、學生處學籍管理科審定歸檔。
?? （三）畢業(yè)生的檔案材料是用人單位選拔畢業(yè)生的重要依據(jù)，為把畢業(yè)生檔案及時轉(zhuǎn)遞到用人單位，校內(nèi)各有關(guān)單位務(wù)必于每年畢業(yè)生畢業(yè)前1個月（5月底前），將畢業(yè)生歸檔材料按移交方式移交學生處學籍管理科歸檔。
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第三章 檔案關(guān)系變動的管理
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?? 第九條 因轉(zhuǎn)學需要檔案關(guān)系變動的，由學生持轉(zhuǎn)學審批表到學生處學籍管理科辦理；因退學需要檔案關(guān)系變動的，由學生持退學審批表到學生處學籍管理科辦理。?
?? 第十條 在校學生因申請出國需將檔案轉(zhuǎn)出的，由于國家目前尚無明文規(guī)定，可由學生本人與學生處雙方參照國家有關(guān)規(guī)定協(xié)商解決檔案的存放事宜。
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第四章 學生檔案的轉(zhuǎn)遞辦法
???? 第十一條 畢業(yè)生檔案在畢業(yè)后1個月內(nèi)，按照畢業(yè)生就業(yè)通知書轉(zhuǎn)遞到畢業(yè)生的就業(yè)單位或人才交流機構(gòu)。繼續(xù)升學或需辦理暫緩就業(yè)手續(xù)的畢業(yè)生有特殊情況，需將檔案保留在學校的，可由學生本人與學生處雙方參照國家有關(guān)規(guī)定協(xié)商解決檔案的存放事宜。
?? 第十二條 委托他人提取檔案的，必須持委托人的身份證或有效證件。特殊情況（如在校生參軍入伍）經(jīng)學生處處長同意方可轉(zhuǎn)遞。
?? 第十三條 用人單位提取畢業(yè)生檔案時，必須持單位人事部門介紹信和本人身份證（工作證），檔案管理人員認真登記后方可轉(zhuǎn)遞學生檔案。
?? 第十四條 學生檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)辦理登記手續(xù)，填寫"學生檔案轉(zhuǎn)遞登記冊"，通過機要部門或?qū)Ｈ伺伤停瓌t上不準自帶。如因就業(yè)等原因確需自帶的，應(yīng)持就業(yè)單位人事部門同意本人自帶檔案的證明信，經(jīng)檔案管理人員審定后方可自帶，若檔案丟失，由本人負責。
?? 第十五條 學生處妥善保存好歷年檔案的轉(zhuǎn)遞記錄，供用人單位和畢業(yè)生查詢。
?? 第十六條 根據(jù)畢業(yè)生申請，在規(guī)定的自主擇業(yè)期內(nèi)（2年內(nèi)），檔案可以存放在學校。凡與單位簽訂正式就業(yè)協(xié)議的學生檔案由學校統(tǒng)一寄送到用人單位人事部門或上級主管（人事代理）部門，檔案寄送地址按照就業(yè)協(xié)議書"檔案轉(zhuǎn)寄詳細地址"信息要求填寫。
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第五章 學生檔案的整理要求
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?? 第十七條 凡按規(guī)定應(yīng)由個人填寫的檔案材料，本人必須如實填寫，在署名時必須署本人身份證法定姓名，且與入學錄取名冊中的姓名相符，不得用同音字或不規(guī)范用字代替，未經(jīng)批準不得擅自更改。?
?? 第十八條 輔導(dǎo)員及相關(guān)部門負責人在歸檔材料內(nèi)容的填寫過程中必須認真書寫，不得使用不規(guī)范用字、錯別字或同音字，字跡要清楚、工整，一律使用蘭黑色或黑色鋼筆或簽字筆填寫。歸檔材料一律不能使用復(fù)印件。
?? 第十九條 輔導(dǎo)員及相關(guān)部門負責人應(yīng)完整移交歸檔材料，內(nèi)容不完整或有缺損的材料不予歸入檔案，歸檔的材料必須有負責人的簽字及單位公章。
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第六章 學生檔案的管理要求
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?? 第二十條 學生檔案管理人員要經(jīng)常檢查學生檔案，防止失火、蟲蛀、進水、磨損、丟失、涂改等現(xiàn)象的發(fā)生。?
?? 第二十一條 學生檔案管理人員在工作中要堅持原則，忠于職守，嚴守保密紀律，不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)知識和實際操作技能。檔案管理人員如發(fā)生工作變動，在做好檔案的交接手續(xù)后方可離崗。
?? 第二十二條 學生檔案管理人員對檔案材料要及時收集、動態(tài)管理，據(jù)實立檔，據(jù)實用檔，對所收集的材料，一定要做到材料齊全，內(nèi)容真實，簽署完備。
?? 第二十三條 學生處學籍管理科負責有關(guān)檔案事宜的來人、來電、來函查詢工作。
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第七章 學生檔案的查閱要求
?? 第二十四條 各院系主管學生工作的干部、輔導(dǎo)員或有關(guān)部門因工作需要查詢、借閱檔案的，經(jīng)學生處處長同意后，到學籍管理科申請查閱本院系學生的檔案。
?? 第二十五條 學生檔案原則上不外借，一般僅限在檔案室內(nèi)查閱，特殊情況需借出時必須說明理由，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可借出，借出的檔案在三日內(nèi)必須歸還。
?? 第二十七條 借檔人閱檔時不得涂改、添注、勾劃、損壞檔案材料，不得隨意抽取、撤換或增加檔案零星材料。查閱2份以上檔案時，不要同時打開，防止裝錯或丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案中有問題，應(yīng)及時向檔案管理人員說明，由學生處學籍管理科按有關(guān)規(guī)定處理，借閱人不得擅自作主進行處理。
?? 第二十八條 校外單位、公安機關(guān)、公證機關(guān)來校查閱學生檔案應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)學生處領(lǐng)導(dǎo)批準后在校內(nèi)相關(guān)部門帶領(lǐng)下到學生處學籍管理科查閱，檔案不得帶出學校。
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第八章 附則
?? 第二十九條 本辦法自公布之日起執(zhí)行，學生檔案材料發(fā)放及歸檔時間已在本辦法中詳細規(guī)定，不再另行通知，應(yīng)嚴格遵照執(zhí)行。本辦法由學生處負責解釋。
?? 附件：學生檔案材料發(fā)放及歸檔時間表
