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銀川能源學院采購實施細則
日期：2024-4-12
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銀川能源學院采購實施細則
第一章 總 則
第一條 為加強學校采購管理，規范和完善采購運行機制，提高采購工作效率和資金使用效益，降低采購成本，結合學校實際情況，制定本細則。
第二條 本細則適用于學校內各職能部門和各二級院校（以下簡稱“需求單位”）。
第三條 采購工作應當遵循“陽光透明、質優價廉、快捷高效”的原則。
第四條 本細則所指的采購范圍包含但不限于下列物資（以下統稱“商品”）：
（一）物資類：教材、建筑材料、五金水電材料、教學實訓設備（醫療設備、電子計算機及外圍設備、安全保衛設備、通訊設備、電器設備）、辦公設備、大型工程設備、辦公家具及用品、電子設備運轉用品、廣告宣傳用品、交通運輸設備及相關附屬產品、園林綠化等；
（二）工程類：校區房屋的建造和裝修（包括工程勘查、設計、施工、監理、評估、審價、保溫、防水、消防、強電、供水、供氣、光彩、路面、幕墻、美陳及項目管理等）；
（三）服務類：網絡工程及軟件開發、物業管理、設備維修、設備和軟件系統維護、業務外包、審計、稅務、咨詢、資產評估、資產托管、培訓、保險、廣告、媒體策劃、會務服務、醫療體檢及理賠查勘代理服務等各類服務項目。
第五條 需求單位與資產與后勤管理處共同詢價，共同提供供應商資源。
第二章 采購專員管理及工作職責
第六條 資產與后勤管理處對各行政部門及二級學院進行采購業務管理。
第七條 采購專員在資產與后勤管理處所需的辦公設備及耗材由能源學院提供。
第八條 采購專員工作職責：
（一）督辦行政部門及二級學院制定采購計劃；
（二）收集采購計劃需求，提交申購流程；
（三）負責采購管理和行政部門及二級學院的溝通協調；
（四）發布采購信息，甄選優質供應商；
（五）組織參與商品采購招標工作；
（六）負責商品詢價、比價、議價；
（七）提交價格審核流程；
（八）提交合同審批流程及簽訂與執行；
（九）采購合同管理、分類、存檔；
（十）負責提交預付款、以及督促經辦人完成報銷和驗收等流程及進度跟進，以及監督商品的驗收入庫；
（十一）商品的售前、售中及售后跟蹤協助；
（十二）了解市場行情，并與供應商談判。
第三章 采購計劃及管理要求
第九條 采購計劃是指：行政部門及二級學院的主要負責人，在掌握學校發展戰略、了解工作進度和商品消耗的基礎上，對工作計劃期內商品采購管理活動所做的預見性的安排和部署。
第十條 采購計劃按照商品需求時間分為：臨時采購計劃、月度采購計劃和年度采購計劃；
（一）臨時采購計劃是指：為了完成緊急工作任務，滿足工作要求，把采購計劃的需求時間提前或臨時增加的商品采購計劃；
（二）月度采購計劃是指：根據當月的商品需求和常規耗材庫存，以及下一月工作計劃，制定下一月的商品需求；
（三）年度采購計劃是指：根據集團戰略規劃，以及下一年度財務預算要求，本著從緊從嚴的原則，制定下一年全年的商品需求。
第十一條 所有采購計劃必須按照采購計劃表的格式分門別類的填寫，包括但不限于商品名稱、類別、品牌、規格型號、顏色、材質、需求數量、預估單價、技術要求、到貨或進場時間等。
第十二條 采購計劃管理要求：
（一）行政部門及二級學院務必以嚴謹、科學、節約的態度制定采購計劃；
（二）采購專員需協助相關行政部門及二級學院制定采購計劃，并提出采購工作中建議；
（三）采購專員負責督促各行政部門及二級學院及時規范的提交采購計劃表，并負責提交和跟進相關申購流程；
（四）相關金額商品的到貨或進場時間：單次或批次商品采購金額在5萬（不含）以內，到貨或進場時間必須在10天（含）以內；金額在5萬（含）到50萬（不含）之間的商品，到貨或進場時間必須在20天（含）以內；金額在50萬（含）到100萬（不含）的商品，到貨或進場時間必須在30天（含）以內；金額大于100萬（含）的商品，到貨或進場時間必須在45天（含）以內；
（五）教材、圖書和實訓類的采購，還需經實驗實訓中心審核通過，并在開學后兩個月內提下一學年的年度采購計劃；
（六）采購變更：因工作安排或受客觀條件影響，導致已審核通過的申購流程中的相關信息需要變更；如：數量、品牌、型號、顏色、材質、技術參數、到貨或進場時間等需要變更；行政部門及二級學院向資產與后勤管理處提交采購變更申請，該申請由行政部門及二級學院負責人或分管領導審批，資產與后勤管理處回復的時間如下：
1、采購合同簽訂之前的采購變更，資產與后勤管理處在二個工作日之內回復采購變更反饋表意見；
2、采購合同簽訂之后的采購變更，資產與后勤管理處在三個工作日之內回復采購變更反饋表意見；但由此產生的損失將追究變更單位或部門相應責任，并縱向追究相關單位負責人。
第四章 采購分類及流程
第十三條 采購分為：統一采購、經辦部門采購；
（一）統一采購：指采購計劃中的商品由資產與后勤管理處審定的優質供應商供貨的商品采購；
（二）經辦部門采購：指采購計劃中的商品由資產與后勤管理處審定的優質供應商不能供貨的部分商品采購；
第十四條 采購方式分為：比價和招標兩種；
- 采購金額大于80萬（含）的商品采取招標方式進行采購，具體按照學校《招標管理辦法》執行；
- 采購金額小于80萬（不含）的商品采取比價方式進行采購；
- 比價時，資產與后勤管理處和需求單位對外發布需求信息，并根據供應商的初步報價甄選出備選供應商（需求單位可以推薦供應商，備選供應商必須三家以上），供應商需提供樣品（特殊商品除外）；
- 采購專員根據報價與供應商進行初步談判；
- 采購金額小于5萬元（不含）的采購談判，采購專
員為終審談判；采購金額大于5萬元（含）且小于15萬元（不含）的采購談判，資產與后勤管理處為終審談判；采購金額大于15萬元（含）且小于80萬元（不含）的采購談判，資產與后勤管理處負責人為終審談判。
第十五條 需求單位根據第三章規定，向資產與后勤管理處提交采購計劃表，資產與后勤管理處根據采購計劃表篩選出統一采購、經辦部門采購。
第十六條 統一采購流程
- 需求單位按照第三章規定，向采購專員遞交采購計劃表；
- 采購專員把采購申請表上傳至在各版塊微信申購群（不涉及審價）進行采購立項；
- 立項完成后由采購專員將采購申請表及立項材料上傳至采購實施處理微信群由資產與后勤管理處根據第十四條把采購進行分類，并報相關采購經理；
- 批示統一采購流程后，采購專員將采購申請表及立項材料發送至指定的采購專員；
- 資產與后勤管理處收到訂單三個工作日內確定供應商，并將相關的資料移交給采購內勤；
- 采購內勤負責集團采購公司與采購專員提供的商家簽訂合同并安排發貨；
- 采購專員與采購內勤確認并協助合同主體單位與商家簽訂合同；采購專員負責提交后續相應流程；如：預付款流程、報銷（經辦部門辦理）流程和驗收（經辦部門辦理）流程等；
- 在商品送達或工程完成后，資產與后勤管理處通知需求行政部門及二級學院在規定時間內辦理驗收入庫等相關手續；
- 各行政部門及二級學院以《簽收單》、《驗收單》和《出入庫單》等資料作為報銷憑證辦理相關報銷資料簽字；
- 資產與后勤管理處采購專員對商品使用情況要加強跟蹤，并協助需求行政部門及二級學院與供應商銜接售前、售中以及售后服務等相關事宜。
第十七條 經辦部門采購流程：
- 需求單位按照第三章規定，向采購專員遞交采購計劃表；
- 經辦部門把經費支出審批表簽完校領導字后交到資產與后勤管理處進行審核；
- 審核完成后由資產與后勤管理處確定商家以及價格，通知經辦部門聯系商家溝通細節后實施項目，項目完成后經辦部門及時辦理報銷；
- 批示經辦部門采購流程后，經辦人按照實際價格進行確定是否簽訂合同，采購金額2萬元以上必須簽訂合同，2萬元以下不簽訂合同，按照合同約定送貨安裝完成后辦理結算；
- 在商品送達或工程完成后，經辦部門及時辦理驗收入庫等相關手續；
- 經辦部門對商品使用情況要加強跟蹤，與供應商銜接處理售前、售中以及售后服務等相關事宜。
第五章 處罰條例
第十八條 經辦人辦理報銷時，資產與后勤管理處核查報銷資料以及對應審批意見，若報銷與審批意見不符，不予以報銷并對經辦部門負責人處以50元/次的處罰。
第十九條 如連續三個月有采購任務，而不提交采購計劃表或不按時提交的，給予各行政部門及二級學院負責人罰款100元-500元/次。
第二十條 采購商品到貨或工程竣工后，資產與后勤管理處書面通知各行政部門及二級學院負責人組織商品或工程驗收；若在資產與后勤管理處通知時間內沒有及時驗收，對相關負責人罰款50元-100元/次。
第二十一條 經辦部門采購商品，在貨到或工程竣工10個工作日內辦理驗收入庫的相關手續；若不按時辦理，對相關行政部門及二級學院負責人罰款30元-50元/次。
第二十三條 所有申購物資、工程裝修立項的必須提前15天向資產與后勤管理處申請，凡是因時間問題影響工作的由經辦人自行承擔責任。
第二十四條 所有物資、工程裝修實施必須在資產與后勤管理處得到審核意見后開始執行。
第二十五條 嚴禁未通過理事長及未通過資產與后勤管理處審價就自行采購。一經發現，處罰200元／次，且采購價格高于價審價格由經辦人自行承擔。
第二十八條 嚴禁不按資產與后勤管理處意見實施采購，一經發現，處罰100元／次。
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